Dokumentenmanagement

Effiziente und transparente Prozesse etablieren – viele Unternehmen erkennen darin das Potential, sich mittel- und langfristige Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Ein Dokumentenmanagement-System kann dabei die Antwort auf ein papierloses Büro sein. Wir wollen jedoch mehr für Sie – und zwar, mit diesen Vorteilen die Grundlage für Ihr Digitalisierungsvorhaben schaffen:

automatisierte, lückenlose und digitale Abbildung von Prozessen

transparente, revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung

flexibler Zugriff durch webbasierte Benutzeroberfläche

Features

Intuitives und flexibles Suchen

Im DMS geben Sie Ihre Suchanfrage (Projekt-, Kunden- oder Rechnungsnummer, KFZ-Kennzeichen, Personalnummer, …) in das vollintegrierte Suchfenster ein und erhalten in Sekundenschnelle das passende Ergebnis. Sind Sie gerade in einer anderen Anwendung, wie Ihrem ERP oder dem MS Office, nutzen Sie Ihre persönliche Tastenkombination (Hotkey), um die Suche von dort zu starten. Ihre wiederkehrenden Suchen automatisieren Sie bequem durch persönliche Suchvorlagen.

Automatisiertes und lückenloses Ablegen

Das DMS ermöglicht Ihnen effizientes und sicheres E-Mail-Management, indem E-Mails und/oder deren Anhänge automatisiert und regelbasiert direkt aus Ihrem MS Office an der richtigen Stelle archiviert werden. Finden Sie Ihre Dokumente in Ihrer digitalen Projekt-, Kunden-, Personal- oder z. B. Baustellenakte im Handumdrehen wieder. Bedarf es situationsbedingt einer manuellen Zuordnung, dann nutzen Sie doch einfach unsere DropZone, die Ihnen als weitere Dokumentenablage per Drag & Drop jederzeit zur Verfügung steht.

Intelligentes und fristgerechtes Verwalten

Unternehmensspezifische Informationen wie z. B. Vertragsstatus und Fristen müssen häufig schnell verfügbar sein. Mit dem DMS können innerhalb kürzester Zeit Status eingesehen, Fristen überwacht und neue Verträge – auch direkt über Ihre Office Anwendung – versioniert abgelegt werden. Sie verpassen ab sofort keinen Stichtag oder Skonto mehr und sparen dadurch bares Geld.

Sicheres und definiertes Zugreifen

Bilden Sie in unserem DMS Ihr individuelles Rollen- und Berechtigungskonzept durch umfangreiche Zugriffsmöglichkeiten ab. Die Mehrmandantenfähigkeit ermöglicht bei Bedarf eine getrennte Darstellung verschiedenster Geschäfts-, Partner- oder Kundenbereiche. Diverse Archivierungs- und Datenschutzstufen garantieren etablierte Sicherheitsstandards wie den DSGVO-konformen Schutz von personenbezogenen Daten und halten vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen fristgerecht ein.

Prozessbasiertes und zugeschnittenes Automatisieren

Ob Rechnungsfreigabe- oder Onboardingprozess: automatisieren Sie Ihre fachlichen Prozesse und abteilungsbasierten Arbeitsschritte. Ihre Workflows lassen sich von einfachen bis hin zu mehrstufigen Dokumentenprozessen effizient und lückenlos abbilden. Die Integration von weiteren Systemen (ERP, FiBU/DATEV, CRM, …) ermöglicht dabei eine ganzheitliche und durchgängige Herangehensweise.